Legalmente las J.A.C salientes manejan los libros de inventarios, fiscalía, tesorería, libro de afiliados y libro de actas y otros. Es necesario que en el empalme se tenga en cuenta esta información, por cuanto son el único testimonio escrito que se tiene, tanto de los movimientos financieros, como de la historia de la J.A.C. Si no hay claridad sobre el manejo de estos libros, en el futuro por su causa se multiplicarán los problemas. Tener en cuenta además, un informe de la gestión realizada por la tesorería, fiscalía y del presidente de la J.A.C.
Para tener evidencia concreta del empalme realizado, es necesario levantar un acta, que dé cuenta del registro de los asistentes (nombre, dirección, teléfono, cargo y firma). La recepción de los informes del presidente, fiscal y tesorero, conclusiones y firmas de los directivos entrantes, salientes y demás asistentes, ya sean afiliados o comunidad en general.Recomendaciones generales· Se debe lograr una buena relación entre la junta saliente y la entrante para facilitar el proceso y no caer en discusiones que perjudiquen la armonía comunal.· Mantener la calma en todo momento y tratar de argumentar todo lo que manifestemos de acuerdo a los estatutos de la JAC y a la legislación comunal vigente.· Si hay inconvenientes que no se pueden solucionar fácilmente, acudir a la Comisión de Conciliación y Convivencia o a la entidad de inspección, vigilancia y control.· Involucrar a la comunidad en el empalme y rendición de cuentas, sin subestimar a la junta saliente y mucho menos a los dignatarios salientes.· Realizar las observaciones que se consideren necesarias por pequeñas que parezcan.
· En caso de encontrar irregularidades; sobre todo en el manejo financiero, se puede solicitar una auditoría a la junta, por parte de la entidad de inspección vigilancia y control.En la circular externa Nº 5 del 7 de julio, entregada al presidente electo de cada J.A.C y J.V.C, se dieron instrucciones precisas sobre la realización del empalme y en documento anexo se entregó el formato con la información requerida. 